Рабочий день закончился, а гору дел разгрести так и не удалось. Приходится сидеть в офисе допоздна или вкалывать по выходным. Знакомая картина, не правда ли?



Каждый третий перерабатывает



Одна из европейских консалтинговых компаний провела исследование среди предпринимателей. Оказалось, что 33% владельцев и руководителей малых предприятий и 28% хозяев средних фирм работают более 60 часов в неделю, хотя установленная Европей-ским союзом норма составляет всего 35. Опрос также показал, что не только директора, но и другие сотрудники небольших компаний работают сверх нормы, а в целом 76% опрошенных признали необходимость работать более 35 часов.

Руководители недавно созданных предприятий (а в условиях кризиса - и других тоже) изо всех сил стараются повысить эффективность своего бизнеса. Во многом это как раз зависит от умения правильно распределять усилия в течение дня. Причем касается это не только топ-менеджеров, но и рядовых сотрудников, которые тоже не прочь научиться планировать рабочее время так, чтобы труд стал эффективнее. Ведь именно от этого во многом и зависит успешность их карьеры...



Все по плану



Но как сделать это правильно, спросите вы? Вот что думает на этот счет консультант по направлению “Логистика” компании АНКОР в Петербурге Мария Швед:

- Для этого существует такое понятие, как “тайм-менеджмент”, означающее эффективное управление рабочим временем. И, соответственно, деньгами, - считает она. - Почему мы задерживаемся на работе? С пользой ли проводим время, когда стоим в пробке? Быстро ли “подбиваем” отчеты в конце месяца? Часто ли ходим на перекур и кофе-брейк? Ответы на эти вопросы могут помочь понять, умеем ли мы правильно использовать свое рабочее время.

Некоторые люди могут планировать время сами по себе, благодаря природным способностям. Воспитанию или навыкам, полученным еще в школе и вузе. А те, кто этого делать не умеет, могут легко научиться, пройдя специальный тренинг. Практически любая тренинговая компания имеет курс по тайм-менеджменту. Причем обычно он затрагивает конкретную область деятельности (например, в сфере продаж). И компания, посылающая сотрудников на обучение, может быть уверена, что их не просто научат эффективно планировать время вообще, но и прилагать этот навык к своей каждодневной работе.

Дело в том, что любая работа специфична по своей сути, но при этом она может быть структурирована совершенно определенным образом. В связи с этим все тренинги по тайм-менеджменту построены на матрице “важные-неважные” и “срочные-несрочные” дела. Основная проблема состоит в том, что мы часто склонны делать как раз много неважных и несрочных дел. Просто потому, что не можем (или не хотим?) правильно расставить приоритеты. А тайм-менеджмент как раз и предполагает, что человек сможет научиться разделять дела на срочные и несрочные, важные и неважные. Таким образом, можно избежать “завалов” и авралов на работе. А вместе с ними -

и многотомных отчетов в конце месяца, и переработок, и переутомления...



Делу – время, потехе – час



- Эффективно работать нам зачастую мешают разные “поглотители” времени, - уверена Мария Швед. - Такие как дорога на работу, личные звонки и разговоры. А также незапланированные, спонтанные встречи, перекуры и прочее. Поэтому важно заранее составлять план работы на каждый день и следовать ему.

Еще один немаловажный момент - отдых. Работа без перерыва перестает быть эффективной, так как усталость снижает внимание и концентрацию. Поэтому очень важно регулярно прерывать работу (хотя бы на 5 минут каждый час).



Начните с малого



Хороший менеджер - человек, который может управлять не только людьми и процессами, но и временем. А тайм-менеджмент как раз и есть тот самый ключик, который открывает дверь к успеху в работе. А начинать стоит с малого. Например, с покупки еженедельника. И это не чудачество, а первое, что вы должны сделать, пока не записались на тренинг. Научитесь записывать в него (причем в мельчайших подробностях, буквально по минутам) все свои дела, встречи, звонки.

Со временем привычка к планированию дня позволит вам назначать встречи в удобное для себя время и всегда успевать выполнять самые важные дела. Не надейтесь на память: рано или поздно она подведет вас. К тому же в том, что вы доверяете свои мысли бумаге, есть и свое преимущество: когда вычеркиваешь из списка запись о выполненном деле, в подавляющем большинстве случаев любому человеку это доставляет огромное удовольствие. Почему себя не порадовать хотя бы в мелочах?

В конце дня непременно проанализируйте, что удалось сделать, а что - нет. И составьте план на следующий день. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной проверки утром...