Нередко для решения вопросов дальнейшего развития компании организуют конференции и семинары, которые сегодня все активнее используют для работы с партнерами, дилерами и клиентами. Однако конференция - мероприятие затратное. Каким образом можно оптимизировать расходы на ее проведение? На эти и другие вопросы отвечает Светлана Чижикова, генеральный директор Агентства программ развития в туризме компании `Санкт-Петербург-2003`.
- В России посредников опасаются. Бытует расхожее мнение, что они только накручивают проценты и `портят все дело`. Если говорить об организации конференций, то что компании все-таки целесообразно делать самой, а с какими вопросами лучше обращаться к специалистам индустрии встреч?
- Очень важны детали. Организаторы-любители обычно ошибаются в мелочах. Что, впрочем, не мешает им совершать и крупные проколы. Кто в компании занимается всеми организационными вопросами? Секретарь? Администратор? Коммерческий директор? Специалист по HR, PR, маркетолог? Или любой сотрудник, которому это поручили? А может быть, все-таки нужна профессиональная компания, с которой заключен договор о проведении мероприятий в интересах заказчика?
Организация конференций за последние пять лет превратилась в России в отдельную отрасль услуг со своей собственной инфраструктурой. К ней относят бизнес-центры, конференц-залы, транспортные компании, гостиницы для размещения участников, предприятия питания и культурные центры. Кроме того, для успешного проведения мероприятий нужны также переводчики, оргтехника и оборудование, полиграфическая продукция и т. д. Зачастую организатору конференции необходима координация деятельности более 10 поставщиков различных услуг. У компании, занимающейся организацией деловых мероприятий, такой технологический конвейер, как правило, уже отработан, имеются и подготовленные, компетентные сотрудники. Соответственно, и качество организации будет принципиально другим. Вывод очевиден.
- А если, к примеру, организаторы приглашают иногородних участников...
- Им обязательно нужна гостиница. У профессионального организатора конференций есть договоры с наиболее подходящими отелями, имеющими удобный конференц-зал. Нередко даже забронированы квоты мест. И, разумеется, - серьезные скидки. В некоторых случаях компания - организатор мероприятия может сэкономить через event-компанию до 30-50% стоимости гостиничных номеров. Конечно, многое зависит и от сезонного фактора. Фирма, постоянно занимающаяся организацией деловых встреч, может подсказать наиболее оптимальные даты проведения конференции, выбор которых может не только удешевить ее стоимость, но и оптимизировать ее логистические аспекты.
- Но ведь в конференции могут принимать участие и иностранные участники.
- В таком случае организатор деловых встреч, имеющий и туристическую лицензию, предоставит им визовую поддержку.
- Распространяется ли возможность получения скидки на авиа- и железнодорожные билеты?
- Естественно. С одной стороны, у авиакомпаний имеются групповые тарифы. С другой - у фирм, занимающихся конференциями, как правило, есть наработанные отношения с рядом перевозчиков, позволяющие получать специальные, агентские, цены.
- Какие еще преимущества позволяет получить обращение к профессиональному организатору деловых встреч?
- Как правило, за заказчиком закрепляют персонального менеджера-куратора (а то и нескольких), которые пекутся о проблемах и интересах заказчика. При этом его консультируют как по телефону, так и по e-mail. Электронная переписка предпочтительнее, потому что у обеих сторон сохраняется история вопроса. Развитие проекта запротоколировано, что особенно важно при подготовке большого и сложного мероприятия. Ведь по ходу дела может вноситься множество корректив, и без должного учета вряд ли удастся избежать хаоса.
Кроме того, компания-исполнитель может предоставить заказчику курьерские услуги (развоз документов, приглашений и т. д.) и многие другие элементы дополнительного сервиса. Но, пожалуй, одним из самых главных аспектов будет профессиональное планирование целей и отдачи от конференции, грамотное формирование потребностей заказчика и правильное их донесение до всей группы исполнителей.
|